Cest le cauchemar de tout organisateur : a quelques jours de levenement, le traiteur annule ou vous realisez que vous navez toujours pas reserve de prestataire. Que ce soit a cause dune defaillance, dun evenement imprévu ou simplement dun oubli, la situation nest pas desesperee. Avec les bonnes strategies, vous pouvez trouver un traiteur de qualite meme a la derniere minute.
Pourquoi se retrouve-t-on sans traiteur
Plusieurs scenarios menent a cette situation durgence, et aucun nest aussi rare quon le pense.
La defaillance du traiteur
Un traiteur qui fait faillite, qui tombe malade ou qui annule pour surcharge de travail : ces cas arrivent plus souvent quon ne limagine. Si votre contrat prevoit une clause de remplacement, activez-la immédiatement. Sinon, il faudra agir vite.
Levenement de derniere minute
Un pot de depart annonce tard, une fete surprise a organiser en dix jours, un client qui avance la date de son seminaire : certains evenements ne se planifient pas des mois a lavance. Dans ces cas, lefficacite prime sur la perfection.
Le budget qui tardait a se debloquer
Dans le monde de lentreprise, il arrive que le budget dun evenement soit valide tres tardivement. Lorganisateur se retrouve alors a chercher un traiteur trois semaines avant la date, avec un cahier des charges mais sans prestataire.
Les reflexes a avoir dans les 24 premieres heures
La vitesse de reaction est votre meilleur allie. Voici les actions a mener immediatement.
Faire le point sur vos besoins essentiels
Avant de decrocher le telephone, clarifiez quatre elements : la date et lheure exactes, le nombre de convives, le budget disponible et le format souhaite. Plus votre brief est clair, plus les traiteurs pourront vous repondre rapidement.
Activer tous les canaux en parallele
Ne vous contentez pas dun seul canal de recherche. Publiez une demande sur Izifete pour toucher plusieurs traiteurs de votre region en une seule demarche. Contactez votre lieu de reception qui dispose souvent dun carnet dadresses de traiteurs. Appelez vos proches qui ont recemment organise un evenement. Contactez les traiteurs de votre ville directement par telephone plutot que par email, la reactivite sera meilleure.
Etre flexible sur le format
A la derniere minute, la flexibilite est votre meilleure arme. Si vous rêviez dun repas assis gastronomique, un buffet de qualite ou un cocktail dinatoire genereux sera plus facile a organiser en urgence et tout aussi apprecie par vos invites.
Les solutions selon le delai restant
Les options varient considerablement selon que vous avez trois semaines, une semaine ou trois jours devant vous.
Il reste 2 a 3 semaines
Cest serre mais jouable pour un evenement classique. La plupart des traiteurs professionnels peuvent sorganiser dans ce delai si leur planning le permet. Privilegiez les traiteurs qui travaillent avec des equipes en cuisine permanente plutot que ceux qui recrutent des extras pour chaque evenement. Le prix sera le meme quen reservation classique, sauf en haute saison ou une legere majoration de 5 a 10 pour cent est possible.
Il reste 1 semaine
A une semaine, il faut accepter de faire des concessions. Un buffet froid ou un cocktail seront plus realistes quun repas assis elabore. Les traiteurs specialises en evenements dentreprise sont souvent plus habitues a lurgence que les traiteurs de mariage. Prevoyez un budget legerement superieur : entre 10 et 20 pour cent de majoration pour le delai court.
Il reste 3 jours ou moins
En dessous de trois jours, les options se resserrent mais ne disparaissent pas. Les solutions de secours incluent les traiteurs qui font aussi de la restauration quotidienne (ils ont deja des equipes et des matieres premieres), les chefs a domicile qui peuvent intervenir avec un commis, et les services de livraison de plateaux-repas haut de gamme. Comptez une majoration de 20 a 30 pour cent pour lurgence.
Les alternatives au traiteur classique
Quand le traiteur traditionnel nest pas disponible, dautres solutions existent et peuvent meme surprendre agreablement vos invites.
Le chef a domicile
Un chef independant peut intervenir chez vous ou sur votre lieu de reception avec un ou deux commis. Le cout est souvent comparable a un traiteur classique (entre 60 et 120 euros par personne), mais le chef gere lui-meme les courses et la preparation. Cest une solution particulierement adaptee aux evenements de moins de 40 personnes.
Les food trucks
Pour un evenement decontracte, un ou plusieurs food trucks peuvent sauver la mise avec un delai tres court. La plupart des food trucks sont habitues a intervenir avec 48 a 72 heures de preavis. Comptez entre 15 et 25 euros par personne pour un repas complet. Prevoyez deux food trucks differents pour 100 personnes afin deviter les files dattente.
Les plateaux-repas haut de gamme
Plusieurs services proposent des plateaux-repas de qualite gastronomique, livrables en 24 a 48 heures. Cest une solution pratique pour les seminaires et evenements professionnels, entre 25 et 55 euros par personne. La presentation est soignee et les options alimentaires variees.
Negocier dans lurgence : les bonnes pratiques
Meme dans la precipitation, certaines precautions simposent.
Ce quil faut verifier absolument
Demandez toujours une attestation dassurance, meme en urgence. Verifiez que le traiteur a bien les capacites logistiques pour votre nombre dinvites. Exigez un devis ecrit, meme succinct, avant de verser un acompte. Et prenez des photos du lieu pour les envoyer au traiteur afin quil puisse evaluer les contraintes dinstallation.
Ce sur quoi vous pouvez transiger
En situation durgence, acceptez un menu moins personnalise. La carte du traiteur plutot quun menu sur mesure fera gagner un temps precieux. Acceptez aussi une vaisselle plus simple ou jetable haut de gamme si le traiteur ne dispose pas de suffisamment de materiel pour votre date.
Ce sur quoi ne jamais transiger
Lhygiene et la securite alimentaire ne se negocient jamais, quelle que soit lurgence. La quantite minimale de nourriture non plus : mieux vaut un menu simple en quantite suffisante quun menu elabore qui laisse vos invites affames.
Le plan durgence a avoir en reserve
Pour eviter de vous retrouver dans cette situation, constituez un carnet dadresses de secours. Gardez les coordonnees de deux ou trois traiteurs de confiance dans votre region. Identifiez a lavance un chef a domicile et un service de plateaux-repas. Et surtout, des les premiers signes de defaillance de votre traiteur (retards de communication, reports de degustation), commencez discretement a chercher un plan B.
Un evenement reussi en derniere minute est un evenement dont vos invites ne sauront jamais quil a ete organise dans la panique. Avec du sang-froid et les bons reflexes, cest tout a fait possible.
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